Checklist Final
Reunião Licitaweek Prime 2026
Última reunião de alinhamento antes do evento
Objetivo da reunião: validar as últimas ações comerciais e de comunicação, fechar a operação presencial, distribuir responsabilidades e estabelecer os deadlines finais.
1. Reta Final Comercial — Presencial + Online
Versão online — Pessoa Física
LP da versão online publicada e funcionando.
Formulário e processo de inscrição testados.
Link final disponibilizado para as consultoras.
Comunicação da modalidade online pronta.
Ação comercial — Online R$ 1.500
Apresentar os resultados até aqui:
Quantidade de pessoas abordadas.
Quantidade de respostas.
Interessados.
Vendas realizadas.
Principais objeções.
Ajustes necessários para os últimos dias.
Liberação para órgãos — a partir de quarta-feira
Deixar tudo pronto antecipadamente:
Órgãos definidos.
Copy de abordagem pronta.
Link correto.
PDF/material do evento, caso seja necessário.
Responsável pelos disparos.
Forma de acompanhamento dos retornos.
Quarta-feira é dia de execução, não de preparação da ação.
2. Última Onda de Comunicação
Intensificar a comunicação
Nesta semana, a orientação é intensificar a comunicação e utilizar todo o conteúdo disponível.
Validar últimos materiais
Últimas vagas.
Contagem regressiva.
Evento confirmado.
Programação.
Professores.
“Eu vou”.
Bastidores e preparação.
Publicação dos órgãos participantes.
Órgãos participantes
Publicar todos os órgãos que estarão conosco. Todos.
Validar a melhor distribuição entre:
Stories
Feed
Cronograma final
Sair da reunião com as publicações distribuídas até o evento:
Segunda
______
Terça
______
Quarta
______
Quinta
______
Durante o evento
______
3. Abertura e Identidade do Evento
Validar
Vídeo oficial de abertura.
Telas de descanso.
Tela de abertura.
Tela de intervalo.
Tela de encerramento.
Playlist oficial.
Banner institucional/publicitário da 3R Capacita.
Materiais institucionais que reforcem a presença da 3R.
Conferência final de nomes, cargos e grafia dos professores.
Todos os materiais audiovisuais deverão ser testados antecipadamente e possuir backup.
4. Roteiros de Palco — Todos os Dias
Montar os roteiros completos
Cada roteiro deverá contemplar:
Abertura do período.
Boas-vindas.
Apresentação do professor.
Currículo oficial.
Tema da aula.
Orientações necessárias aos congressistas.
Aviso para coffee break.
Chamada de retorno.
Controle de tempo.
Encerramento do turno.
Agradecimento ao professor.
Entrega de homenagem/kit, quando aplicável.
Registro fotográfico.
Definir hoje
Quem fará a abertura e apresentação de cada professor em cada turno.
Palco / Mestre de Cerimônias:
Daniele e Ellen / Giovane, sendo Giovane responsável por apenas um dos dias e Daniele e Ellen pelos demais.
Os roteiros deverão estar disponíveis digitalmente e impressos.
5. Controle de Tempo
Responsável: Matheus
Providenciar sinalização impressa para acompanhamento dos professores:
15 MIN
10 MIN
5 MIN
ENCERRAR
Também caberá ao controle de tempo sinalizar os momentos previstos para intervalos e apoiar o cumprimento rigoroso da programação.
6. Distribuição Oficial da Equipe
Esta divisão deverá ser validada e comunicada a todos
| Frente | Responsável |
|---|---|
| Coordenação Geral | Daniele Sampaio |
| Credenciamento | Emen + Juliana |
| Entrada e Recepção | Ellen |
| Acompanhamento dentro do salão | Daniele |
| Palco / Mestre de Cerimônias | Daniele + Ellen / Giovane em um dos dias |
| Controle de tempo | Matheus |
| Mesa de som e audiovisual | Matheus |
| Conteúdo, Social, Vídeo, Captação e Fotos | Daniele Amorim |
| Coffee break | Emen + Juliana + Ellen, em sistema de rodízio |
Coffee break
Emen, Juliana e Ellen farão rodízio para acompanhar:
organização
reposição
apresentação
horário
necessidades dos participantes
eventuais problemas junto ao fornecedor
7. Comunicação Interna — Uso Obrigatório dos Rádios
Regra operacional
Todos os integrantes da organização deverão permanecer com rádio durante o evento.
Temos equipamentos suficientes para toda a equipe e o uso será obrigatório.
O rádio será nosso principal canal de comunicação operacional, permitindo resposta rápida entre recepção, salão, palco, audiovisual, credenciamento e coordenação.
A finalidade é reduzir deslocamentos desnecessários, evitar desencontro de informações e minimizar falhas de comunicação.
8. Chegada e Alinhamento Presencial
Todas as conferências possíveis serão realizadas antecipadamente.
Dia 10
Quem chegar na segunda-feira, dia 10 de agosto, em horário que permita, participará de um realinhamento presencial e conferência da operação.
Dia 11 — Obrigatório
Toda a equipe deverá estar no local às 9h.
O evento inicia no período da tarde, portanto a manhã será destinada à:
organização final
testes
conferência do salão
credenciamento
audiovisual
posicionamento dos materiais
alinhamento da equipe
simulação dos principais fluxos
resolução de qualquer intercorrência antes da chegada dos congressistas
9. Padrão Visual da Equipe
Crachás — regra definida
Todos deverão estar devidamente identificados e utilizando crachá durante todo o evento.
Daniele Amorim: crachá Samps Digital, por ser responsável por conteúdo, social, vídeo, captação e fotos.
Demais integrantes da organização: crachá 3R Capacita.
Validar na reunião
Padrão de roupas.
Uso de tênis.
Uso de sandálias.
Necessidade de diferenciação para quem estará no palco.
Combinação/padrão para cada dia.
A equipe precisa estar confortável para a operação, mas mantendo unidade visual e apresentação compatível com o posicionamento do Licitaweek Prime.
10. Professores — Experiência e Acolhimento
Validar
Horário de chegada de cada professor.
Quem receberá cada professor.
Preferências alimentares conferidas.
Restrições conferidas.
Bebidas específicas providenciadas.
Água e água com gás disponíveis.
Espaço de apoio organizado.
Kit individual de agradecimento definido.
Kits identificados.
11. Conteúdo em Tempo Real
Responsável: Daniele Amorim
Para cada professor, garantir:
Fotos.
Vídeos.
Captação da entrada.
Trechos fortes da aula.
Interações com congressistas.
Bastidores.
Reel do professor no próprio dia.
Conteúdo para Instagram.
Conteúdo para LinkedIn.
Cobertura geral
Registrar:
credenciamento
público
auditório
networking
coffee break
professores
congressistas
equipe
bastidores
momentos espontâneos
depoimentos
Objetivo: o evento precisa estar acontecendo presencialmente e, simultaneamente, sendo percebido digitalmente.
12. Vídeo de Encerramento
Definir antecipadamente
Narrativa do vídeo.
Imagens obrigatórias.
Depoimentos necessários.
Professores a serem captados.
Congressistas a serem captados.
Bastidores.
Equipe.
Encerramento oficial.
Deadline de edição.
Data de publicação.
13. Sorteios e Ativações
Validar
Cursos disponíveis para sorteio.
Pós-graduações — verificar com Juliana.
Alexa disponível em estoque.
Outros produtos/benefícios da 3R.
Quantidade de sorteios.
Dias e horários.
Dinâmica de participação.
Quem fará os sorteios.
Prêmios disponíveis fisicamente no evento.
14. Credenciamento e Contingência
Responsáveis: Emen + Juliana
Lista final atualizada.
Sistema testado.
Internet disponível.
Plano B de internet.
Lista impressa de contingência.
Crachás.
Kits organizados.
Procedimento para nome não localizado.
Procedimento para situações excepcionais.
15. Check Técnico
Responsável operacional: Matheus
Conferir antecipadamente:
painel/tela
notebooks
backups
HDMI e adaptadores
extensões
passador de slides
microfones
pilhas/baterias
internet
som
iluminação
slides dos professores
arquivos locais de todos os vídeos
Nenhum elemento crítico do evento deverá depender exclusivamente da internet.
16. Fechamento da Reunião — Pendências Críticas
Ao final, registrar somente o que ainda não estiver concluído
| Pendência | Responsável | Deadline | Status |
|---|---|---|---|
| ______ | ______ | Dia + hora | 🔴 |
| ______ | ______ | Dia + hora | 🟡 |
| ______ | ______ | Dia + hora | 🟢 |
Última validação
1. O que ainda não está pronto?
2. Quem será responsável por resolver?
3. Qual o deadline exato?
4. Existe alguma pendência que possa comprometer a experiência dos congressistas ou a execução do evento?
Diretriz final
A partir desta reunião, entramos oficialmente em modo de execução. Não é mais momento de criar novas frentes. O foco passa a ser finalizar, testar, conferir, antecipar riscos e executar com excelência.